Et si nous parlions un peu de l’outil numérique que vous utilisez le plus au quotidien, de manière individuelle, mais plus souvent dans un cadre communautaire au sein de votre équipe… nous voulons parler de l’EMAIL et des carnets de contacts à gérer.
Dans un contexte d’échanges mails très mobile, collaboratif et multisupports (pc, tablette, smartphone), beaucoup de structures utilisent des systèmes de messagerie en ligne comme Gmail. Cet outil fort intéressant propose même une version professionnelle dont nous avions déjà parlé dans ce blog, nommée Google Apps. Mais, allez comprendre pourquoi cela n’existe pas nativement (à notre connaissance bien sûr), Gmail et Google Apps ne propose pas un service pourtant indispensable pour tous ceux qui osent lâcher leur bon vieux pote Outlook, le PARTAGE DE CONTACTS entre plusieurs comptes emails.
Et bien, aujourd’hui, nous avons le plaisir de vous proposer une solution testée et approuvée par Emelyne Rougier, en charge de l’animation numérique de territoire à l’office de tourisme de Lège Cap Ferret. Souhaitant profiter des avantages d’une messagerie en ligne, dématérialisée et accessible de n’importe où, elle a bataillé pendant des mois pour tester les nombreuses applications optionnelles de Google Apps, pour enfin trouver l’outil qui convenait à son besoin : partager des contacts et des groupes de contacts entre tous les comptes mails de l’équipe. Nous laissons donc la parole à Emelyne.
“Qui ne s’est jamais retrouvé, suite à l’envoi d’un emailing, avec sa messagerie saturée de retours d’emails erronés «Mail delivery system » …
Et là, c’est la panique. Qui a le contact le plus récent dans son carnet d’adresses, sachant que nous nous retrouvons avec 4 emails différents dans nos comptes respectifs ? Qui connaît LA bonne adresse de notre destinataire ?
Pour éviter une gestion personnelle des carnets d’adresses de l’office de tourisme depuis Google Apps, avec le risque de doublon ou de manque de contact,, il nous fallait trouver une solution simple et rapide pour retrouver ce que nous avions sur outlook, un carnet d’adresse partagé et collaboratif. La réponse fut trouvée après de nombreux tests de « plugins » Google Apps, il s’agit de Ginza Contacts «Collaborative Address Book »
Comme son nom l’indique cet outil vous permet de synchroniser les contacts de vos groupes de contact Gmail avec l’ensemble de vos collaborateurs, regroupés sour le même nom de domaine (ex. @lege-capferret.com). En résumé, vous vous créez un carnet d’adresse commun.
Ginza permet en plus de paramétrer le type de partage que vous allez proposer depuis votre compte email. Vous pouvez ainsi choisir quel groupe de contact vous voulez partager, avec l’ensemble des collaborateurs ou avec certains d’entre eux, et décider du niveau d’intervention des collaborateurs sur les emails, Consulter ou Modifier.
Une fois l’invitation de partage envoyée à votre collaborateur, il lui suffit de l’accepter pour que vos carnets d’adresses soient « collaboratifs ». La synchronisation se fait alors automatiquement et il voit son carnet d’adresse s’enrichir de ce groupe de contacts.
Gratuit…pas gratuit ? Cette solution n’est pas gratuite mais apporte une vraie valeur ajoutée à la communication de la structure. Pour moins de 50€/an, vous pouvez utiliser Ginza jusqu’à 10 collaborateurs, profiter de 50 groupes de contacts et partager 5000 contacts. Voici une vidéo de démonstration qui vous permettra d’y voir plus clair : «
Un grand merci à Emelyne pour le partage de sa trouvaille, qui je l’espère apportera une réponse concrète à beaucoup de structures qui osent lacher leur Outlook 🙂 et qui se lancent dans la messagerie en ligne.
Liens utiles :
- Ginza : www.ginzacontacts.com
- Google Apps – gratuit jusqu’à 10 comptes emails : www.google.com/apps
- Contacter Emelyne Rougier : www.facebook.com/emelyne.rougier
- bonus : Site de l’office de tourisme – www.lege-capferret.com
