Quand un OT transforme Google Docs en centrale de réservation, on parle de La Bidouille

Nicolas Monseigne est chargé de mission Tourisme au Pays de Médoc en Gironde, mais il est également un dynamique Animateur Numérique de Territoire. Quand il nous a montré sa "Bidouille" la semaine dernière, nous n’avons pas pu nous empêcher de vous la présenter. Voici sa petite histoire numérique 🙂

Nicolas est chargé de l’organisation d’une manifestation fort sympathique, Margaux Saveurs, qui ouvre les portes de ses prestataires touristiques, ses domaines viticoles et ses commerces. Pour faire la promotion de cet évènement, il nous a sorti un site réalisé avec Jimdo qui ferait rougir plus d’un webmaster, faîtes un petit tour dessus avant de voir la "Bidouille" : www.margaux-saveurs.com/

Ce site met réellement en valeur son évènement et ses prestataires, mais au delà de l’aspect sympa du site, c’est de la Bidouille que je vais vous parler. Nicolas n’avait pas les moyens techniques, financiers et temporels de faire appel à un pro de la réservation de billets en ligne, il a donc ouvert son Google Docs, espace de travail collaboratif en ligne pour rappel. Il a créé une feuille de calcul et là… la Bidouille est née… il a transformé sa feuille de calcul excel en un véritable outil de réservation en ligne pour ses prestataires.
En quelques clics et beaucoup de réflexion, nous avons via Google Docs un outil permettant d’afficher les places disponibles en ligne, un tableau de bord complet pour le Pays, un formulaire de saisie de réservation pour les participants et les partenaires (OT, CDT…)

Détaillons la Bidouille pour voir comment il a optimisé l’utilisation de Google Docs.

Affichage des dispos côté site web public

Le Pays Médoc propose une fiche détaillée de chaque activité réalisable lors de cette manifestation Margaux Saveurs, sur chaque fiche concernée, Nicolas est venu intégrer dans sa page Jimdo, la visualisation du nombre de places restantes pour toutes les visites prévues. Ce tableau de dispo est en fait la première feuille du Google Doc Château Rauzan (voir la capture d’écran de la feuille Google Docs en question) que Nicolas est venu intégrer ensuite dans sa page… le résultat est TOP.

Regardez un exemple ici : http://www.margaux-saveurs.com/chateau-rauzan/

Tableau récapitulatif des dispos côté Pays Médoc

Nicolas a regroupé les informations de chaque feuille de calcul "Resa" (une feuille d’inscription par participant) et s’est créé un véritable tableau de bord général de sa manifestation dans un Google Doc Récapitulatif. Ce document est ouvert aux partenaires de l’opération qui peuvent si le participant autorise la résa par des tiers, inscrire leurs touristes sur les évènements encore disponibles. Nicolas nous a créés ici un Château virtuel pour illustrer la démo.

Saisie d’une réservation directement dans Google Docs

Seules les personnes autorisées à prendre des réservations (et sensibilisées avant par Nicolas) ont accès à la fiche détaillée d’une structure. Sur ce document, la première feuille citée plus haut fait un calcul dynamique de nombre de places disponibles en fonction des champs que nous avons complétés dans notre exemple. Ici nous avons saisi 3 participants pour l’atelier de 10H le 20 novembre, donc sur la page d’affichage des dispos, il sera automatiquement annoncé 12 places encore disponibles. Tout cela grâce à une formule Excel bidouillée en Google Docs, merci Nicolas de la partager avec nous… pour les curieux et testeurs, la formule est en case B5 (touché…) :   =COUNTA($A$7:$A$21)-COUNTA(B7:B21)

Cerise sur le gâteau… une Google Maps avec les dispos intégrées

Nous vous reparlerons du travail de Nicolas sur la cartographie de cet évènement, mais je vous laisse déjà apprécier cette carte interactive de la manifestation avec des participants géolocalisés, regroupés dans des calques, des catégories et affichant leurs disponibilités directement dans l’info-bulle

Encore bravo à Nicolas pour cette superbe illustration de l’esprit Bidouille Numérique !