Conduire des projets impliquant des partenaires extérieurs pose toujours le problème de l’organisation du travail collaboratif. Le plus souvent, on se limite à des envois de mails enchevêtrés, avec parfois des destinataires oubliés parce que la liste d’adresses est mal partagée. Cette gestion empirique d’une rigueur toute relative génère des pertes de temps et d’énergie.
Alors on peut essayer les outils de gestion de projets ou les réseaux sociaux, mais il faut que tout le monde partage le même outil… et ça ne marche jamais entre celui qui ne veut pas être sur Facebook, ceux qui ne connaissent même pas Google +, ceux qui ne veulent s’identifier nulle part… et les plus nombreux qui ont déjà oublié leur identifiant/mot de passe de votre extranet dès le lendemain de la création de leur compte… Ça ne marche pas, qu’on se le dise !
Je me suis reposé encore la question et j’ai réfléchi à la structuration d’un site pour concrétiser en quelque sorte « le cahier de liaison » du projet. Il fallait qu’on y trouve les informations du projet, les documents partagés, les comptes-rendus, les commentaires des uns et des autres, etc. Le tout dans un site non-public, mais accessible sans mot de passe… Une gageure !
Compte tenu de l’apport des outils Google pour le travail collaboratif (agenda, drive, photos, …), je suis revenu faire un tour dans l’outil de création de sites de Google que j’avais délaissé depuis longtemps parce que trop frustre… Et il me semble que ça marche ! J’ai réalisé le site en 2 petites heures, et tout y est : mes docs partagés, le suivi des participations aux réunions, les comptes-rendus, la liste des tâches à réaliser, les présentations en diaporama, l’agenda du projet, …
Et du coup, je vous ai préparé un site « modèle » pour lequel j’ai réalisé un tutoriel rapide pour ceux qui voudraient s’y lancer. Cliquez sur l’image pour être transféré comme par magie dans ce monde merveilleux… 😉
J’espère que cette solution empirique pourra vous servir dans votre quotidien.
