Le tourisme évènementiel vu par la nouvelle génération

Les événements professionnels : quelle ambition pour vos territoires ?

Du 11 au 13 octobre s’est tenue la 17ème édition des Rencontres du ETourisme à Pau à laquelle nous avons eu la chance de participer avec une partie de mon équipe. Un moment de l’année important et privilégié afin de se retrouver, d’échanger entre professionnels du secteur, et de s’interroger sur les évolutions du tourisme sous toutes ses formes 🚀

Durant ces ET17, nous avons été sensibles à l’intervention de François BITOUZET, Directeur Général de l’agence PublicisLive (Paris), nous mettant en perspective les enjeux et évolutions du secteur de l’événementiel et du tourisme d’affaires en France. Un sujet d’intervention innovant pour les ET17 et source pertinente d’informations pour vous, OGD.

Historiquement, le tourisme événementiel BtoB génère d’importantes retombées économiques sur vos territoires. La France est justement la 3ème destination mondiale de l’accueil de congrès selon l’Unimev. Seulement, la crise de la COVID-19 a remis en question le rôle de l’événementiel d’affaires, mais aussi son format. Les lignes bougent, petit à petit, et on observe de plus en plus d’événements hybrides avec un mélange de présentiel et de digital où le juste équilibre reste parfois encore à trouver…

Aujourd’hui, en tant qu’organismes de gestion de destination, comment vous approprier ces événements pour qu’ils soient gages d’attractivité pour vos territoires, tout en répondant aux nouvelles attentes ? Quels sont les conseils que vous pouvez apporter à vos professionnels de l’événementiel ? 🤩

Si l’on doit repenser l’événementiel professionnel de demain, qui de mieux placées pour en parler que les jeunes générations directement concernées ? Quelles sont leurs attentes, leurs besoins, leurs convictions pour des événements du futur, porteurs de sens ? 

Présentation des jeunes talents

Pour cela, j’ai invité les jeunes pépites de Guest & Strategy, Julie et Amélie, en tant que rédactrices de cet article afin qu’elles vous livrent leurs visions, leurs attentes en matière d’événements professionnels. Elles ne manqueront pas de donner également la parole à leurs collègues, acteurs et décisionnaires du tourisme de demain, pour enrichir leurs perceptions 🎯

Je suis Julie ROUSSEL, future diplômée du Master MAHT à l’IAE de La Rochelle. Animée par le marketing et la communication appliquée au monde du tourisme, j’aime imaginer, créer et innover.

Je suis Amélie CHAUVIN, jeune diplômée du Master AGEST, sous la gouverne de Jean-Luc Boulin. Différents univers du tourisme m’animent, mais je suis davantage passionnée par l’accompagnement des porteurs de projets sur un territoire.

Merci Jérôme pour ta confiance. Ensemble, nous allons toutes les deux vous apporter notre vision du tourisme événementiel de demain, et vous ne serez pas déçu(e)s 😉

Et pour que cet article ait une réelle valeur ajoutée, nous avons voulu aller encore plus loin grâce aux apports enrichissants de Marie DRUFIN, cheffe de projet RSE chez My Destination, ainsi que de Guillaume LAYACHI, Chargé de communication et Lucas NADOT, Chargé de projet en alternance à l’Office de Tourisme de Limoges Métropole. Ils ont, eux aussi, eu l’occasion de participer aux Rencontres du ETourisme à Pau cette année.

OGD, préparez-vous, c’est l’occasion de piocher de nouvelles idées à intégrer dans le cadre de prochaines organisations d’événements professionnels sur vos territoires, que ce soit sur l’événement en lui-même, sur votre destination, ou chez vos prestataires partenaires tels que les hébergements ✍🏻

Nos attentes sur les événements professionnels

> RSE 💚

De plus en plus, et comme cela était le cas au cours des Rencontres du ETourisme à Pau, les thématiques d’intervention s’orientent sur les sujets du développement et des innovations durables. Qu’en est-il de cet aspect à l’échelle de l’événement en lui-même ? Aujourd’hui, il nous paraît impossible de participer à un événement où cette dimension RSE serait absente. Cette sensibilisation au durable fait partie de notre quotidien, de nos valeurs 🍀

Voici une liste non exhaustive de nos attentes en matière de RSE lors des événements professionnels :

• Opter pour des décors et mobiliers réutilisables ou réalisés avec des matériaux recyclables et naturels
• Utiliser au maximum l’énergie solaire pour alimenter l’électricité des lieux lorsque c’est possible
• Donner la possibilité aux participants de présenter leur badge sous un format digital pour éviter de l’imprimer
• Favoriser la production locale et les circuits courts au niveau de la restauration
• Utiliser uniquement des couverts, assiettes et verres recyclés et recyclables
• Proposer uniquement des repas végétariens et prévoir un repas “non-végétarien” sur demande
• Donner les restes des repas à des associations
• Ne pas donner ou vendre de bouteilles d’eau en plastique : pourquoi ne pas mettre à disposition des fontaines d’eau ou vendre des gourdes à l’image de la destination ?
• Travailler avec des entreprises ou des associations visant l’insertion sociale (service des repas / boissons réalisé par des personnes en situation de handicap par exemple)
• Compenser tout ou une partie des émissions de GES liées à l’organisation de l’événement
• Envisager la possibilité pour des demandeurs d’emploi d’utiliser leur compte CPF pour financer leur participation aux événements professionnels
• Inciter l’utilisation des transports en commun par une politique tarifaire différenciée (train ou covoiturage)
• Organiser des challenges zero déchets entre les participants durant l’événement. Vous trouverez sur le blog Energic quelques exemples de challenges environnementaux qui pourraient facilement être lancés à l’échelle d’un évènement (voici un exemple d’animation : Je lance un challenge « Zéro Déchet »​ à mes collègues 😇😈 (energic.io)).

PS : on en profite pour vous faire passer le mot 🗣 : ce qui est applicable sur de gros événements professionnels peut l’être également à l’échelle de vos réunions entre OT et socioprofessionnels par exemple. Stop aux madeleines emballées individuellement et aux bouteilles d’eau en plastique, on privilégie les boissons locales et on incite les participants à emmener leur gourde !

> Digitalisation et expérience

Nous l’avons évoqué en introduction, le développement des événements hybrides pourrait devenir une norme à l’avenir. Pouvoir assister à un événement depuis chez soi devient primordial, notamment dans une logique de réduction de son empreinte carbone. Au-delà de l’accès à l’événement, le digital doit aussi permettre de nous faire vivre une expérience encore plus immersive et plus fluide. Ainsi, il paraît évident d’apporter une réelle plus-value aux personnes assistant physiquement à l’événement par la stimulation des 5 sens.

Sur ces thématiques du digital et de l’expérience, nous ne manquons pas d’idées pour les futurs événements professionnels :

• Le lieu de l’événement en lieu même est très important pour une immersion totale. Il sera gage de motivation pour les jeunes participants. Un lieu chaleureux, accueillant, portant une réelle histoire. Le Palais de Beaumont de Pau pour les ET en est le bel exemple !
• La retranscription de toutes les conférences ou ateliers de l’événement en direct sur les réseaux sociaux ou via une plateforme spécifique (Twitch par exemple) et / ou les rendre accessibles en replay
• Animer les lieux, les espaces, les murs, grâce au mapping vidéo (ce que propose notamment Moon Group).
• L’interactivité et la gamification grâce aux quiz, aux votes des participants, aux jeux concours, aux sondages, etc. Vous connaissez tous aujourd’hui l’outil Kahoot, n’hésitez pas à vous en servir.
• Applications “ mini réseau social ” qui mettent en relation les participants et leur permettent de donner un avis sur une conférence. C’est notamment possible grâce à l’application made in France “We Chain” (qui permet même de diffuser un community wall en projection avec toutes les photos et réactions des participants 🚀)

• Intégrer davantage de “ faire soi-même ” au sein d’évènements comme les ET : à titre d’exemple, sur la thématique RSE, pourquoi ne pas intégrer des ateliers pour apprendre à créer ses produits sanitaires zéro déchet ? 

Vous l’aurez remarqué, l’engagement des participants est au cœur de nos idées. Si aujourd’hui, la plupart des participants se plaisent à écouter et à “ consommer ” de l’information, demain, pour la nouvelle génération, il faudra aller au-delà. Nous aurons besoin d’être davantage acteurs de l’événement, de pouvoir participer, interagir grâce à des formats d’ateliers concrets et immersifs. Les émotions peuvent aussi être générées grâce à l’ambiance que dégage l’événement. L’agencement du lieu, la décoration, les bruits, la musique devront être pensés pour créer un équilibre parfait. Par exemple, aux ET17, la scène plénière était embellie de fleurs luminescentes, créées par Aglaé, qui donnaient une ambiance apaisante ✨🌺

Nos attentes sur les destinations des événements

Accueillir des centaines de participants sur une destination nécessite une anticipation dans les prestations d’accueil sur l’ensemble de ce territoire. Animation, restauration, tout doit être pensé pour faire perdurer l’événement. Le parcours de chez soi au lieu de l’événement ne devrait même plus être un casse-tête à l’avenir. Il est dans l’intérêt de l’événement et surtout de la destination de permettre un accès facile et fluide aux participants. Bien sûr, ces déplacements devront être imaginés dans le respect de l’environnement pour une démarche RSE intégrée et crédible ✅

Les idées innovantes pour une destination plus vivante et accessible :

• Offre de restauration importante et diversifiée si elle n’est pas fournie lors de l’événement : dîners, déjeuners, voire petits-déjeuners !
• Nécessité de communiquer auprès des acteurs locaux sur l’événement afin qu’ils puissent anticiper leur ouverture
• Développer les activités nocturnes

• Résoudre la problématique du “ dernier kilomètre ” en mettant en place des relais depuis les gares de train ou de covoiturage jusqu’au lieu final
• Installer temporairement des bornes de vélos et trottinettes électriques à proximité du lieu de l’événement et disponibles gratuitement grâce à son inscription à l’événement
• Augmenter exceptionnellement la fréquence et la durée des transports en commun : lignes de bus de nuit, fréquence toutes les 15 minutes, arrêt temporaire devant l’événement, etc.

Nos attentes chez les partenaires des événements

Restaurants, hébergements, conciergeries, de nombreux prestataires locaux peuvent devenir partenaires d’un événement. Ainsi, que ce soit en amont ou pendant l’événement, ces derniers peuvent mettre en place un ensemble d’actions afin d’être visible auprès des participants, tout en leur offrant une expérience de séjour globale. Cela nécessite une bonne gestion et une bonne coordination entre les responsables de l’événement et les prestataires partenaires 🤝

Les idées à souffler à vos prestataires et partenaires pour une cohérence sur l’ensemble du territoire au cours de l’événement : 

• Brochure de l’événement dans les chambres des hébergements participants
• Tarifs préférentiels ou une offre dédiée packagée pour les participants sur une liste de partenaires “ambassadeurs” : hébergeurs, restaurants, activités, etc
• Étendre les horaires ou anticiper le check-in/check-out dans les hébergements 
• Inciter les restaurants environnants à proposer une offre de restauration à emporter 

Je tiens à remercier chaleureusement, Julie et Amélie, ainsi que les jeunes participants, pour ce contenu riche et inspirant, pour moi, comme pour vous, OGD. Les événements professionnels sont gages de retombées économiques locales pour un territoire. Ils sont donc indispensables pour vos destinations. Vous pouvez tous, à hauteur de vos moyens, accueillir des événements professionnels. Aujourd’hui, les dimensions de ces événements évoluent. Avec l’émergence de moyens et petits événements à taille humaine, la création d’événements professionnels, adaptés à vos territoires, est à votre portée 💪

À vous de jouer ! 😉