Continuons la tournée des débriefs des ateliers de cette très bonne cuvée 2015 des Rencontres etourisme des 21 et 22 octobre 2015…

Avec Elie Sloim, expert en qualité web, Président de la société Temesis et fondateur du projet Opquast, j’ai eu le plaisir de mener en binôme l’atelier nommé « Changer les règles de conduite de vos projets ». Cet atelier, de la première session du mercredi 21 octobre, intégrait trois aspects dans sa problématique, appliqués ici pour un projet web mais amplement adaptable à tout autre projet :

• Changer le cadre habituel de la conduite de projet.

Les temps changent, les expertises évoluent, les méthodes de travail se renouvellent et la durée de vie d’un projet web se raccourcit toujours de plus en plus pour ne pas être obsolète le jour de la sortie. Il s’agit d’être réactif, et de se servir de la souplesse et la réactivité du numérique pour mieux travailler, pour proposer de meilleurs projets.

• Intégrer l’utilisateur le plus tôt possible dans son processus de création.

Plus habile, plus exigeant, plus zappeur, l’utilisateur ne donne souvent pas de deuxième chance quand un usage ne lui correspond pas. Par ailleurs, il est mieux placé que quiconque pour exprimer ses attentes, alors écoutons-le et construisons avec lui son futur service.

•  Être plus efficace, voire heureux, en intégrant de nouveaux modèles de management de projet.

Les compétences évoluent fortement dans nos équipes et les attentes des collaborateurs évoluent également. Du sens au projet, de l’innovation, du fun, de la collaboration, de l’efficience sont quelques portes à déverrouiller.

Arrêtons de construire et reconstruire le même modèle

Le schéma classique, nous le connaissons tous et cycliquement les projets se suivent et se ressemblent sur la création d’un site internet.

Mon site à trois ans, il faut le refaire et on repart pour la troisième fois en 10 ans d’une feuille blanche à partir d’un cahier des charges (fortement) inspiré d’un collègue partageur qui a fait son site récemment. Puis on le fait valider budgétairement, puis on passe un appel d’offre, puis on a des réponses, puis on choisit son agence qu’on briefe, puis on se donne rendez-vous dans 4 mois pour la livraison, puis il y a du retard, puis il y a des rectifications incontournables, puis on le met en ligne, puis il y a des rectifications encore, puis on souffle et on passe à autre chose tout en analysant les statistiques de fréquentation… rendez-vous dans 3 ans, voilà une bonne chose de faite.

De vrais questionnements sous-jacents avaient émergé lors du campus préparatoire des #et11 et cet atelier a fait écho à plusieurs principes et tendances revus tout au long des rencontres : le management, la remise en question des chaines de décision, la nécessité d’expérimenter, le besoin de tester et confronter le produit aux utilisateurs, et bien sûr l’incontournable exigence d’utiliser les expertises de tous les membres d’une équipe pour réaliser ses projets.

Cinq principes fondamentaux pour partir du bon pied

Pour monter et mener cet atelier, nous nous sommes donc imposés avec Elie une animation à double visage : un apport d’expert et des phases de vulgarisation pour illustrer et parfois traduire des jargons du web qui ne permettent pas, à bien des porteurs de projet, d’échanger sereinement avec les prestataires et agences spécialisés.

Le premier apport théorique de l’atelier s’est attardé sur cinq principes fondamentaux à prendre en considération pour les porteurs de projet qui souhaitent faire évoluer leur processus de production :

1- L’irruption de l’utilisateur dans les processus.

Plus tôt l’utilisateur a accès au service avec ses fonctions incontournables, même s’il n’est pas fini, plus efficace sera la production finale. Les utilisateurs doivent être associés le plus tôt possible, et notamment pendant la conception. C’est notamment de cette manière qu’ont été menés le projet SNUT et la création de la plateforme dédiée http://snut.aquitaine.fr

Il est également essentiel de se doter d’outils permettant de travailler et de communiquer avec lui de la manière la plus facile possible.

2- L’évolution des métiers du Web.

Avec tous les outils de création de sites largement accessibles, notamment les CMS (Systèmes de gestion de contenu), il y a de réelles compétences qui se sont fortement spécialisées et c’est toute une équipe d’experts dans leur domaine qui se met en branle en fonction des phasages du projet (choix du CMS, ergonomie, qualité de la donnée, contenu, webdesign, référencement…). Il est important de connaître le media, la culture Web et les méthodologies de travail. Nous parlons de métiers, de compétences, de savoirs-faire multiples.

3- La beta permanente.

C’est dans l’ADN des mastodontes du web qui font rêver plus d’un participant des #ET. Un service comme Gmail est resté 4 ans en version Beta. Qui peut douter des moyens de Google à faire un service solide ? C’est donc un choix annoncé, l’amélioration continue d’un service. Pour votre projet, l’idée est simple, le projet n’est tout simplement jamais terminé. Le site évolue en permanence et le cheminement ne s’arrête pas le jour de la sortie du site et ne se relance pas 3 ans après quand on considère qu’il faut le recommencer. Le lancement du site est le jour 1 puisque que c’est le jour 1 pour l’usager. Lire en complément http://blog.temesis.com/post/2009/04/20/jour-j-aboutissement-ou-jalon

4- Le lâcher prise.

Aaaaah, on en a vu de toutes les couleurs lors de ces deux jours à Pau. C’est pareil pour le projet web ! Créativité, accepter le changement, repenser le management du projet, impliquer les collaborateurs, déléguer et faire confiance…

5- Le droit à l’erreur.

« Se tromper ? On a le droit et c’est même presque un devoir de se tromper et d’expérimenter, notamment sur tout ce qui peut facilement se corriger. Mais attention, il ne faut pas se tromper sur les briques les plus importantes du projet comme le choix du CMS, car ce sont ce type de choix qui vont nous donner la capacité à corriger, à s’adapter, à changer de prestataire ou de design. Pour pouvoir se tromper sereinement, il faut être en mesure de corriger facilement ses erreurs » dixit Elie Sloim.

Le droit à l’erreur aussi dans l’atelier pour une production collaborative

Pour le reste de l’atelier, nous nous sommes imposés ce principe dans l’animation.

En effet, après ce premier apport théorique, c’est avec l’ensemble des participants que nous avons construit le reste de l’atelier, sans filet, ou presque.

Après 5 min de réflexion pour répondre à la question : « et lundi matin, on fait comment pour votre nouveau projet ? », les participants ont apporté leur vision pour une conduite de projet plus efficace. Les idées ont fusé pour valider et approprier collectivement cette nouvelle approche de la conduite de projet web :

• organiser l’équipe en groupes de travail pour que chaque membre s’implique,
• intégrer l’équipe d’accueil à la construction du contenu,
• le projet se découpe en phases et en sous-projets pour lesquels différents membres de l’équipe sont en responsabilité,
• intégrer des prestataires touristiques à la construction, 
• dessiner son site,
• le benchmark des CMS les plus performants est indispensable,
• choisir des CMS et des outils qui vont permettre de facilement changer de prestataire en cas de problème,
• éviter les erreurs avec des bonnes pratiques du type « do’s et don’t » (faites, ne faites pas),
• s’inspirer des conduites de projet en agilité, (exemple du sprint = itération),
• AB testing,
• mon prestataire web n’est pas un fournisseur mais un partenaire de long terme,
• réduire le forfaitaire et augmenter les marchés à bons de commande,
• mettre en place des canaux synchrones d’échange dans les équipes (Slack, skype, chat, IRC…),
• une mis en production rapide permet d’ajuster au fur-et-à mesure avant le jour officiel de lancement,
• sortir le site tôt et rapidement en mode MVP (Minimum Viable Product – produit minimum viable) et l’améliorer par la suite,
• …

Des actions opérationnelles pour conclure

Une belle expérience collaborative qui nous a permis de conclure avec la présentation d’actions opérationnelles que vous pouvez retrouver ci-dessous et prenant en compte aussi les critères d’un référentiel reconnu sur la Qualité web à découvrir sur http://opquast.com