Comment être sûr de rater son appel d’offres !

Certains lisent et appliquent les bonnes pratiques, voici une nouvelle méthode pour les autres : que des supposées mauvaises pratiques, plus subtiles qu’il n’y paraît (enfin… je crois !).

1 – Bâclez le cahier des charges

A peu près 1 cahier des charges sur 2 est :

• Incompréhensible : 30 pages en moyenne, on arrive au bout et on ne sait toujours pas quelle est la commande. Ca glose, ça alambique et au final on ne sait pas ce que vous voulez : un site web ? deux sites web ? une application ? une table tactile ? un accompagnement ? une campagne de communication ?… C’est formidable car cela permet aux prestataires de montrer tout leur talent créatif et surtout, vive la fainéantise intellectuelle, ce sont ceux qui répondent qui bossent et qui vont clarifier la commande !
• Incohérent : faites des copier coller, cumulez les demandes des uns et des autres sans chercher à faire la synthèse ou à trancher, utilisez des mots techniques que vous ne maîtrisez pas et, surtout, placez des demandes contradictoires à deux paragraphes d’intervalle. Ex. §1 : « La collectivité souhaite se doter d’un site mobile ». §4 : « Il est demandé au prestataire une approche en Responsive Design qui permettra de disposer d’un seul site ». Intérêt de la manoeuvre : il y a aura bien un prestataire dans le lot qui parviendra à créer le consensus que vous n’avez pas réussi à obtenir.
• Inamovible : l’astuce suprême pour verrouiller une non commande est de placer la phrase « Aucune variante n’est autorisée ». Cela provoque en général le désespoir des prestataires confrontés à un cruel dilemme : « Soit je réponds sans variante en sachant que la demande est idiote et je leur annonce après coup que ce n’est pas possible; soit je propose quand même une variante et je me fais bananer au premier tour ». Avantage pour vous : acceptez quand même la variante ou l’offre cynique et si ce que fait le prestataire ne vous plaît pas vous pourrez toujours lui demander de recommencer en prétextant qu’il devait respecter le cahier des charges.

2 – Ne faites surtout pas appel à un AMO !

• On a sa fierté, oui ou non ? Un très mauvais cahier des charges « fait maison » vaut mieux qu’un bon cahier des charges « industriel ».

3 – Demandez des maquettes complètes : home page, page de résultat, page de détail, deux variantes !

•  Ca c’est un truc suprême : sachant qu’il faut 2 jours / homme pour faire une vraie maquette d’appel d’offres, vous êtes sûrs que le prestataire va hésiter à cramer 1000 € (hors temps passé à rédiger l’offre) pour votre affaire à 15 000. D’autant qu’il sait que la maquette sera à refaire complètement après la traditionnelle expertise des élus : « J’aime pas ». Avantage : vous faites le tri entre ceux qui sont vraiment motivés pour gagner le marché et les autres. Cela permet aussi de favoriser les maquettes toutes faites qu’on retrouve partout : si ça a plu aux autres, tant mieux, on gagne du temps en se copiant.
• L’autre intérêt des maquettes : ça évite de lire les offres ! Après tout deux visuels et un devis valent mieux qu’une analyse technique détaillée 🙂

4 – Faites en sorte que l’appel d’offres ne soit pas vu

• Le problème des appels d’offres, c’est que cela suscite beaucoup trop de réponses. Bonjour le temps passé à lire en diagonale et, surtout, à imprimer les dossiers pendant une après-midi ! L’astuce consiste à limiter la visibilité de la consultation. Pour ça, le mieux est d’adopter un intitulé hyper compliqué et abstrait. Vous voulez une application mobile ? Demandez un « dispositif d’information en temps réel adapté à la population itinérante estivale en séjour dotée de terminaux intelligents ». Vous voulez une campagne Adwords ? Demandez « un programme de soutien à la visibilité du territoire sur les nouveaux médias ». Le but du jeu : évitez tout mot clair et concis.
• Autre astuce : publiez l’AO uniquement sur une plateforme improbable. Après tout, la bouteille à la mer, ça peut marcher.

5 – Fixez des délais de réalisation surréalistes

•  Ok le cahier des charges est contractuel, mais on s’en fout car tout le monde sait très bien que les délais ne seront pas respectés. En plus, on pourra toujours dire que c’est la faute du prestataire ! A partir de là, faites plaisir aux élus : lancez la consultation en mars pour une livraison en mai, faites démarrer les prestations un 24 décembre… tout est permis. Vous pouvez aussi, à l’inverse, demander une réalisation sur 3 ans. Histoire d’être sûr de d’avoir des outils ringards le moment venu 🙂
• Ah et puis aussi : attendez le dernier moment pour lancer vos consultations E-Tourisme, par exemple en mars. Les prestataires du E-Tourisme sont en effet réputés pour attendre tranquillement que les imprimeurs aient fait leur boulot avant d’attaquer la réalisation des outils numériques. Paper first !

6 – Fixez des délais de réponse absurdes

•  Il y a une règle idiote (mais fort pratique) dans le monde des marchés publics : celle des 3 semaines tout compris. Trois semaines… Qu’est-ce que c’est long ! 21 jours samedi et dimanche compris pour répondre à un gentil cahier des charges. C’est bien connu : les agences web, les agences de comm. et les consultants sont tellement nombreux qu’ils attendent en général sagement derrière leurs bureaux que vous leur envoyiez vos commandes. Profitez-en : mettez la pression et, à la faveur de la consultation, regagnez tout le temps que vous avez perdu pour rédiger le cahier des charges. Record en début d’année : un territoire a envoyé une demande le lundi pour un devis attendu le mardi. Il est vrai qu’il s’agissait d’une simple réalisation d’application patrimoniale avec syndication et déclenchement automatique de contenus. N’ayez aucune prévention, aucune pitié : les agences sont des maîtres du copier-coller ! Et puis ils dorment très peu la nuit de toute façon et ils ont tous des problèmes familiaux. Un peu plus, un peu moins…
• Deuxième règle, perverse : exigez une remise des réponses un lundi matin à 8h ou au milieu d’un pont du mois de mai. Palme d’or 2012 : une collectivité qui a demandé une réponse pour le 24 décembre 17h !!!

7 – Envoyez le cahier des charges à 150 entreprises, toutes en CC du mail 

•  Ca c’est la cerise sur le gâteau, une attention délicate comme on n’en fait plus : le coup du CC qui permet à tous de voir la très longue liste des concurrents. Dommage que vous n’ayez pas accès aux webcams de ceux qui lisent ce genre de mails, car l’effet est admirable : stupeur, décomposition, écoeurement, colère et ce je ne sais quoi de « Oh la la, ça va qu’il ne faut jamais dire ce qu’on pense vraiment pour éviter de se faire griller, mais si je ne me retenais pas, je… ». Très drôle. Au passage, cela vous permettra de dégager les trois quarts des boîtes qui auraient pu répondre, donc moins de boulot en perspective. Ne vous inquiétez pas par rapport au fait que vous ne savez pas utiliser outlook, vous n’êtes pas le seul 🙂

8 – Compliquez le dossier administratif

• Classique mais efficace : demandez tout un tas de trucs pervers et inutiles, en liaison avec votre trésorier principal. Insistez sur les « tampons obligatoires » et éliminez impitoyablement tout candidat qui a oublié de cocher une case dans le DC2 ou qui ne sait pas ce que c’est qu’un NOTI8. Raffinement nouveau : la dématérialisation ! Qui consiste à remplacer le tampon par un certificat électronique ultra compliqué et coûtant 200 €. Perfidement stupide mais efficace pour limiter le nombre d’offres qui franchissent le cap et se priver des petites start up qui n’ont pas les moyens de payer un spécialiste des marchés publics à temps plein.

9 – Soyez le plus incohérent possible au niveau budgétaire

•  Il y a les malins : « On n’a que 10 000 € TTC pour faire l’appli, le site portail et Adwords, mais on ne va pas le dire, des fois qu’il y aurait une offre à 8 000 ». Effectivement, pas bête.
• Il y a les épiciers : « Il est demandé un devis à tiroirs optionnels ». Bonjour je voudrais une paire de chaussettes, il me faudrait un devis à tiroirs optionnels 😀
• Il y a les autoritaires : « Respectez strictement la DGPF, même si les postes ne correspondent pas du tout aux prestations demandées car l’auteur du document ne connaît pas le job ». Bonjour, je voudrais acheter une fusée, mais c’est moi qui vous dis ce qu’il y aura dans le devis, Ok ?

10 – Ne vous préparez pas du tout à la mise en oeuvre

•  Ne vous appliquez surtout pas ce que vous demandez aux autres ! En l’occurrence : un planning « strict », une organisation « détaillée », un chef de projet « unique », un processus de validation « rigoureux », des outils de suivi « performants », etc. De toute façon les prestataires doivent comprendre qu’une collectivité c’est compliqué et que ça ne peut pas fonctionner comme une entreprise.