La rentrée est passée, vous avez déjà plein de nouveaux projets à gérer. Entre Google Drive ou Dropbox pour stocker vos documents, votre tableur excel pour vous organiser et Facebook ou Google Hangouts pour communiquer avec vos collaborateurs vous ne savez plus où donner de la tête ? Aujourd’hui nous allons vous parler d’un outil permettant de gérer vos projets de manière optimale entre les membres de votre équipe.
Un outil de gestion de projet en équipe !
Trello est une application accessible en ligne qui permet de gérer des projets en équipe. Avec un design ergonomique et épuré cet outil consiste à créer un « Board » ou autrement dit un tableau (un peu sur le même principe que Pinterest) sur lequel il est possible de planifier et d’organiser des tâches. Plusieurs tableaux peuvent être créés en fonctions de vos besoins et à chaque tableau il est possible d’associer une équipe.
Les tâches peuvent être classées de différentes façons. La méthode la plus connue est la méthode dite Agile, en créant une division en : To do (à faire), Doing (en cours) et Done (fait). Il est également possible de classer les tâches en thématiques qui peuvent correspondre aux projets sur lesquels vous travaillez ou souhaitez travailler.
Dans chaque tableau, il est possible d’ajouter des listes qui se composent de « cards » ou autrement dit, des sortes de post-it qui représentent et décrivent la liste en question. À partir de là, de nombreuses options sont possibles : ajout de membres à une card, ajout de commentaires, assignation de couleurs (important, urgent, à traiter plus tard…), inscription d’une date limite, ajout des liens URL ou des fichiers, etc.
Un outil aux atouts multiples
Le véritable atout de cet outil est d’avoir une vision globale des actions à réaliser. Mais surtout de savoir qui doit réaliser quelle action et à quelle étape de son travail il en est.
Cet outil est ergonomique et dispose de raccourcis pratiques qui, certes, demande un temps d’adaptation mais une fois pris en main il est gage d’efficacité et permet de gagner un temps précieux.
La version gratuite permet largement de correspondre aux besoins premiers d’une structure. C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreuses start-up l’utilisent actuellement. Pour en savoir plus sur l’utilisation de cet outil, n’hésitez pas à consulter cet article. Pour avoir un aperçu général des possibilités, voic l’exemple d’un tableau pour la rénovation d’une cuisine que propose le site de Trello :
Pour gérer un projet il faut communiquer
Le dernier avantage de Trello est de pouvoir se lier à de nombreux outils : Google Drive, Gmail, Dropbox, etc. L’un de ces outils est : Slack, un outil de communication interne qui permet à des membres de travailler en groupe en temps réel.
C’est un véritable réseau social d’entreprise qui dispose d’un fil d’actualité qui se compose des différentes discussions qui peuvent être classées par thématiques.
Il permet de chater avec une ou plusieurs personnes, de partager des fichiers, créer du contenu, etc. Son avantage est qu’il se lie facilement avec d’autres applications comme Trello et permet ainsi d’ouvrir une discussion sur une tâche à effectuer. Ou encore d’être lié à d’autres outils comme Twitter et de savoir, par exemple, qui a répondu à un tweet ou de se mettre d’accord à plusieurs sur la réponse à donner.
Un des avantages de cet outil est de pouvoir retrouver facilement toutes les discussions (qui sont automatiquement archivées) grâce à un moteur de recherche par mots clés. Cet outil à également l’avantage de pouvoir être utilisé comme un outil interne. Contrairement à des fils de discussion ou des groupes sur Facebook.
Des outils qui peuvent vous permettre d’organiser vos projets de rentrée. Et vous, avez-vous d’autres outils de ce type à nous partager ?
