Google a mis en place Google apps avec l’objectif affiché d’offrir aux entreprises une alternative en ligne à Microsoft exchange ou Lotus Note. Mais comme toujours dans la philosophie Google, le même service, à peine réduit, est offert aux associations. Du coup depuis 2 ans, il est l’outil de travail central de l’équipe de RésOT-Alsace… et nous sert aussi au delà à gérer la communication avec l’ensemble des 250 agents du réseau des OT alsaciens.
Bien sûr on peut déjà partager ses agendas, des documents, etc…, mais là vous le faites sous votre nom de domaine et avec des fonctions de partage plus puissantes. Un autre avantage par rapport à Exchange, tout est en ligne… adieu les problèmes de maintenance et de sécurisation du serveur, les attaques de spams, etc. (là j’en vois qui jubilent !!!). Bien sûr, on peut objecter que Google « voit » tout ce qui se passe chez vous… mais de toute façon, personne ne conseillera d’utiliser Internet pour partager des données hautement confidentielles !
Alors comment se lancer ? Vous ouvrez un compte et vous transférez votre nom de domaine (juste la partie messagerie), ou plus simple, vous créez votre nom de domaine dans Google. Ensuite vous pouvez créer au minimum 200 adresses mails (nous on en est déjà à 290…) avec la possibilité de renvoyer sur des adresses existantes et de faire des adresses-listes de diffusion (très utile !).
Vous pouvez aussi bien sûr mettre en place et partager des agendas, des documents mais aussi des sites intranets ou publics avec un outil de création simple mais rudement efficace.
Tout ceci vous offre un environnement complet et très pratique pour gérer votre équipe et des groupes de projet transversaux par exemple. Vous pouvez même monter votre extranet de manière totalement intégrée et sans connaissance informatique particulière ! Et il y a encore sans doute plein d’autres avantages que je n’ai pas encore explorés.
Bref un outil impressionnant par ses fonctionnalités parfaitement adaptées au travail collaboratif en réseau, et par la puissance de l’environnement Google. Pour tous ceux qui gèrent des équipes ou un réseau d’acteurs disparates, c’est une solution vraiment intéressante… et gratuite !
