Début-mi juin, d’habitude, c’est le moment où l’on met le programme en ligne, on ouvre les inscriptions en ligne, certains d’entre vous ont même déjà calé la logistique, le déplacement et l’hébergement, les stands sont quasiment tous vendus…
Cette année, c’est forcément un peu plus compliqué, comme partout. Pour être clair, on n’a pour l’instant aucune visibilité sur la possibilité de tenir, avec la jauge habituelle, nos Rencontres au Palais Beaumont. Y aura-t-il une limitation de jauge ? En fonction de la surface des lieux ? Un siège sur deux, sur quatre occupés dans l’amphi ? On n’en sait strictement rien !
Vous allez me dire, les campings ont attendus un bon bout de temps après les autres hébergements pour savoir à quelle sauce ils allaient devoir s’accommoder. Force est de constater que le secteur des salons, congrès, séminaires, fort de ses lieux d’accueil, ses sous-traitants, ses organisateurs, ses exposants et participants représente pourtant une économie non négligeable, que bon nombre ont déjà décalé des événements printaniers sur l’automne, mais pas beaucoup de ramdam, pas de pression sur un gouvernement ou une tutelle qui pourrait là aussi donner quelques billes sur ce qu’il sera possible de faire ou pas. On en reste à un vague « pas de réunions de plus de 10 personnes » et « pas de rassemblements de plus de 5000 personnes d’ici fin août » duquel on ne tire pas grand chose.
Loin de moi l’idée de jeter la pierre à nos décideurs, qui n’ont très probablement aucune bille de leur côté pour justement prendre ces décisions. Mais de notre côté (et je n’ose imaginer pour les plus gros événements, on est des nains), on doit prendre des engagements vis-à-vis du Palais Beaumont, du traiteur, d’autres sous-traitants, à qui on doit verser des acomptes, pour qui il serait malvenu qu’en dernière minute on dise « ah ben on annule » alors qu’ils sont déjà tous dans la mouise.
Du coup, on réfléchit pour l’instant à toutes les hypothèses possibles, grâce au soutien confirmé de certains de nos partenaires, dont le plus important, la Région Nouvelle-Aquitaine, ce qui nous permet d’élaborer un budget.
Et ce que l’on peut déjà dire, c’est que quoi qu’il en soit, les #ET16 se tiendront bien les 13, 14 et 15 octobre !
Trois hypothèses envisagées
Hypothèse 1 : la crise sanitaire continue de s’éloigner, les pouvoirs publics peuvent nous annoncer d’ici mi-juillet que la manif pourra se tenir, avec 600 à 850 personnes, les partenaires financiers publics et privés se maintiennent, la situation n’est plus anxiogène et malgré des budgets et surtout des chiffres d’affaires en baisse, exposants et participants sont trop content de pouvoir se retrouver à Pau… on a un modèle similaire aux années précédentes.
Hypothèse 2 : on n’a aucune visibilité, ou la situation sanitaire s’aggrave à nouveau, impossible de se réunir à Pau à plus de 300 personnes. On part sur une édition qui se déroulera en ligne, avec un mix d’ateliers en visioconférence sur Zoom, des plénières et events dans un monde virtuel, histoire de découvrir de nouveaux horizons, de varier les plaisirs. Une petite contribution de la part des participants comme des exposants serait sûrement nécessaire, mais on a un événement qui se tient, avec potentiellement des intervenants qui n’auraient pas fait le déplacement à Pau, mais qui seront en mesure de nous consacrer une heure derrière leur ordinateur.
Hypothèse 3 : on a une jauge restreinte à 400-500, exposants, intervenants et organisation compris, on part sur une organisation mixte, sur place à Pau et en ligne avec les autres. Clairement le modèle le plus complexe, seuls les frais de traiteur baissant à proportion, sans parlant de la galère de limiter les inscriptions à environ 1/3 de notre assistance habituelle.
Voilà où l’on en est pour l’instant, avec une décision qui interviendrait au plus tard début juillet, avec ou sans directives claires.
Un programme également impacté
Selon l’évolution de la situation sanitaire, comment se sera déroulée la saison estivale sur le terrain, il est évident que nos propos, sujets de réflexion, thématiques seront totalement différents au mois d’octobre. Ce qui nous paraît prioritaire aujourd’hui sera peut-être oublié dans trois mois, qu’en sera-t-il des comportements et attentes de nos clientèles une fois passé ces différentes phases de déconfinement, les premiers congés ?
Bref, vous l’aurez compris, il est plus que délicat de poser un programme quatre mois en amont comme nous avions l’habitude de le faire, et il faut donc vous attendre à devoir patienter jusqu’à début/mi-septembre avant d’en prendre connaissance. Comme dans bien d’autres secteurs qui ont repris, il va nous falloir faire preuve d’agilité… et d’improvisation.
Pareil du côté des intervenants : il est malaisé de les contacter sans savoir dans l’immédiat si nous tiendrons nos rencontres physiquement à Pau, ou en ligne, et même si l’étau commence à se desserrer, certains peinent encore à se projeter sur des déplacements et un événement. Une chose est sûre, on va éviter les devins et Cassandre, et se tourner davantage vers des chercheurs, universitaires, prospectivistes, qui ont une parole réfléchie, et non opportuniste, sur les sujets essentiels dont nous discuteront cet automne. Et bien entendu, les retours d’expérience, de nos pairs, du privé et bien entendu d’autres secteurs figureront en nombre.
L’événementiel numérique a le vent en poupe !
Fin mars, nous tenions notre Campus de préparation des #ET16, avec une vingtaine d’anciens participants, comme chaque année. Bien évidemment, nous avons dû le tenir en visio-conférence, et ce fût pour la plupart d’entre nous la première expérience d’une session à plus de vingt participants, partagés en sous-groupes, puis réunis en plénières.
Si déjà à l’époque nous nous étions projeté dans un contexte de crise, la perception était bien différente de celle que nous avons quelques semaines plus tard, on pensait être confinés pour deux à quatre semaines, des sujets légers côtoyaient des thématiques plus graves.
Par contre, nous avions tous été agréablement surpris par la productivité et la relative fluidité des échanges, que nous avons tous par la suite pu expérimenté en grand nombre dans les semaines qui ont suivi.
Cela reste un point positif, en vue d’une éventuelle tenue des #ET16 en ligne. Laurent-Pierre Gilliard a d’ailleurs rédigé un post très intéressant sur LinkedIn, où il évoque la nécessité de maintenir l’attention des collaborateurs, ou participants à une réunion, en fonction des outils mis à notre disposition.
Quand je pense que chaque année il y un intervenant, un participant ou un membre de l’équipe pour nous rappeler qu’on s’était bien planté en parlant de Second Life il y a plus de dix ans… et que l’on se retrouve à envisager ses successeurs pour se retrouver !
On garde quand même bon espoir de pouvoir se retrouver comme d’hab’ sous le soleil palois, trinquer au nouveau monde qui s’annonce / à l’ancien monde de retour (tiens, voilà déjà une battle qui s’annonce !) face aux majestueuses cimes des Pyrénées, après une saison qui aura révélé de nouvelles tendances, de nouvelles pratiques, de nouveaux services dont on aura plaisir à débattre entre participants, avec les intervenants et les exposants.
On compte sur vous pour nous faire part en commentaire de vos idées, de vos attentes, de vos envies, quel que soit le format qui sera retenu, et d’ici là, portez-vous bien !
