Une des plus grosses difficultés de le monde du travail est certainement l’organisation du travail en interne. Cette problématique se pose d’autant plus dans une grosse structure ou dans une structure dont les différents bureaux sont éparpillés sur un territoire : comment s’organiser ? Comment travailler sur un même projet alors que je ne suis pas dans le même bureaux que mes collègues ?
Heureusement pour nous de nombreux outils numériques permettent d’apporter des solutions. L’année dernière je vous parlais déjà d’organiser vos projets de manière optimale entre les membres de votre équipe grâce aux outils Trello et Slack. Dans un article de mai Paul vous parlait d’Asana qui est un véritable gestionnaire de projet adapté au travail en équipe. Aujourd’hui je vais vous représenter cet outil alternatif qui est passé intégralement en français récemment.
Qu’est ce que c’est ?
Asana n’est pas un outil nouveau puisqu’il a près une dizaine d’années. Concrètement c’est un outil en ligne qui vous permet de gérer des projets ou des tâches de façon collaborative. C’est un outil entièrement pensé pour coordonner son travail en équipe en répertoriant des projets/tâches et mettant à disposition une messagerie dédiée à chacun des projets/tâches. En gros, c’est un combiné de Trello et de Slack.
Qui peut l’utiliser ? Tout le monde ! Plus aucunes excuses vu qu’il a été récemment traduit en français. Si vous n’êtes pas convaincu, sachez qu’il est utilisé par les équipes des plus grosses entreprises du monde pour organiser leurs projets comme Airbnb, Google, Spotify ou encore Decathlon.
Comment ça fonctionne ?
Asana est une application accessible en ligne depuis votre ordinateur ou via l’application mobile. L’outil en lui même est très épuré et ergonomique (un design à la Airbnb), il offre le choix de s’organiser soit en tableaux ou en listings sur lesquels il est possible d’insérer des tâches.
Ce système est ainsi similaire à Trello et consiste en d’autres termes à créer des tableaux (projets), sur lesquels on viendrait insérer des post-it (tâches). Plusieurs options sont présentes pour organiser le suivi des tâches (en cours, à venir, terminé) et elles peuvent être associées à une équipe prédéfinie ou simplement à son propre agenda.
Dans chaque tâche, il est possible d’ajouter des informations liées à la tâche en question comme une sorte de suite de post-it avec des informations complémentaires. Par exemple à l’instar de Trello on peut : assigner des membres, des commentaires, une échéance, l’ajout de fichiers ou encore des sous-tâches.
Le chat interne !
Un des gros avantages d’Asana c’est qu’il intègre une messagerie interne. Pas besoin de deux outils, la messagerie est directement intégrée dans l’outil. Cela permet de travailler en groupe et de communiquer sur les projets du groupe en temps réel. Les discussions sont ainsi liées directement à un projet ou une tâche et incluent tous les membres y participant.
Asana c’est bien mais c’est gratuit ?
La bonne nouvelle, c’est qu’Asana offre énormément de possibilités dans sa version gratuite avec notamment la possibilité de créer des projets, tâches et discussions en illimité entre vos équipes (ce qui reste un avantage considérable quand on sait que Slack est bridé à 10 000 mots dans sa version gratuite). La seconde bonne nouvelle concerne les petites équipes puisque dans la version gratuite, on peut ajouter jusqu’à 15 personnes sur l’application. Après libre à vous de définir la formule vous convenant le mieux.
Une organisation essentielle pour gérer ses projets en mode collaboratif
A titre personnel, j’ai essayé de nombreux outils de gestion de projet tels que Trello, RTM, Azendoo, Todoist … Depuis que j’ai découvert Asana, j’ai été convaincu par l’outil qui a l’avantage d’être facile à prendre en main et très ergonomique. En revanche la première prise en main peut être parfois compliquée mais de nombreuses vidéos vous permettrons d’avoir une explications détaillée. Si vous utilisez déjà Asana au sein de votre équipe ou d’autres outils similaires, n’hésitez pas nous en faire part dans les commentaires !
